Grolleman groeit door procesoptimalisatie

Grolleman Koel- en Vriestransport bestaat al sinds 1931, begonnen met paard en wagen en toegespitst op het vervoer van bouwmaterialen. Pas in de 70tiger jaren heeft Grolleman, toen nog geleid door drie broers, het eerste koel-vries huis geopend. Later zijn er verschillende bedrijven ontstaan die los van elkaar opereren. En omstreeks 2005 is Grolleman zich pas specifieker gaan richten op Koel- en vriestransport. Enerzijds door de toenemende vraag vanuit de klant, anderzijds door de crisis in de bouwsector. Per heden is het aandeel koel- vriesvervoer evenredig aan het vervoer van bouwmaterialen, bestaat het wagenpark uit 65 eigen auto’s en gemiddeld zo’n 10 ‘vaste’ charters. Vorig jaar is Grolleman gestart met de verdere digitalisatie van de processen. Huub Besten houdt zich hier dagelijks mee bezig.

“Ik ben 6 jaar werkzaam geweest op onze planning wat betreft koeltransport, maar op dit moment hou ik me bezig met digitalisatie projecten en de optimalisatie hiervan binnen Grolleman. Bij Grolleman hebben we heel lang alles met ‘papier’ gedaan en dit ook heel lang volgehouden. Maar uiteindelijk hebben we toch de stap gezet om te digitaliseren’ begint Huub.

Verdere digitalisatie?

“Tot voor kort werkte wij bij Grolleman met papier. Een papieren dag-staat waarop de chauffeur bijhield wat hij elke dag deed. Daar werd de urenregistratie op gebaseerd. Maar ook de emballagegegevens die nog werden doorgebeld, maar later via WhatsApp als foto werden doorgestuurd. Al die gegevens werden vervolgens overgetikt in ons systeem. Daar zat heel veel werk in. Wij kregen ook steeds meer de vraag vanuit onze klanten om heel snel bonnen aan te leveren. We wilden een oplossing waarbij we de bonnen snel en digitaal bij de ritten konden hebben. We wilden het liefst een ‘alles in één systeem’ voor onze chauffeurs, één boordcomputer app”.

Boordcomputer app of vaste oplossing?

Waarom heeft Grolleman gekozen voor de Drivers App? “Flexibiliteit en mobiliteit. Met een boordcomputer app op een smartphone kan je gemakkelijk een voertuig uit. Bijvoorbeeld om een foto te maken op een bouwplaats of om een pallet op te zoeken in een koel- vrieshuis. Je hebt je informatie fysiek bij je en niet alleen maar in de auto. Ander punt is de investering. Die investering is gewoon veel lager en daarom veel aantrekkelijker”.

Extra functionaliteiten

Zijn er extra functionaliteiten gebouwd in de Drivers App? “Wij houden emballage saldo’s bij voor onze klanten. Het is een stukje extra service, je moet dat echt kloppend hebben en het is moeilijk om daar grip op te houden. Als een systeem niet gebruiksvriendelijk is en niet praktisch in gebruik is, dan gaat er juist meer fout als voorheen. Hoe gebruiksvriendelijker, hoe beter kloppend. Ik denk dat de emballage registratie in de Drivers App goed gelukt is. Daar zijn we heel tevreden over. Ik vind sowieso dat de Drivers App heel gebruiksvriendelijk is.

Al onze dichte opleggers hebben koelmotoren en worden veelal voor het vervoer van vlees gebruikt. We hebben veel vaste klanten, bedrijven die lang van onze diensten gebruik maken. We vervoeren toch bederfelijke producten en die klanten zoeken vertrouwen. Het gebeurt toch weleens dat producten worden afgekeurd. Dan wil je gebruik maken van een flexibele partij, waar je mee kunt praten en ook weet waar ze het over hebben. Communicatie is gewoon heel belangrijk. Ons businessmodel is ook gericht op kwaliteit en veel minder op prijs. De emballage functionaliteit is voor ons heel service gericht”

TMS koppeling

“Binnen Grolleman werken we al heel erg lang met de TMS oplossing van Parsis. Het was voor ons belangrijk dat de oplossing kon communiceren met Parsis. Het was bij ons bekend dat Data2Track dit soort koppelingen kon maken. Er is zelfs een referentiebezoek geweest bij Verheul Transport in Twello. Zij hebben een zelfde soort koppeling.

We krijgen de emballagegegevens en natuurlijk de ritgegevens terug in Parsis. Dat gaat rechtstreeks vanuit de Drivers App. Maar verder in het proces zitten ook nog voordelen. Het werkt door in de facturering, we hebben de vrachtbrieven gelijk aan de zending ‘hangen’ die sturen we dus gelijk mee. We zitten nu midden in de fase om dit te optimaliseren. Over een tijdje gaan we denk ik pas de echte tijdwinst terug zien, het heeft tijd nodig”.

Tacho koppeling

Jullie maken ook gebruik de FleetTacho module van Data2Track? “Het uitlezen van de tacho’s gebeurde op de zaak, maar veel van onze chauffeurs werken vanaf huis en wonen verder weg. Het kwam dus regelmatig voor dat passen 3 á 4 weken niet uitgelezen werden. Het was erg omslachtig allemaal. Met het inbouwen van Squarell Flexboxen in onze voertuigen gebeurt dit nu automatisch. De Drivers App haalt deze data op. Het was voor ons een belangrijk punt om aan te passen. We hopen ook meer inzicht te gaan krijgen in de overtredingen bijvoorbeeld. Het overzicht was er in het verleden niet altijd, nu gelukkig wel”.

Urenregistratie

Het registreren van de werkuren en CAO onkostenvergoeding gaat nu ook digitaal via de FleetTime module. “Ik denk dat ongeveer 80% van onze chauffeurs digitaal uren registreert. De meeste zijn hier heel tevreden over, sommige chauffeurs moeten er aan wennen, maar ik ben er van overtuigd dat er na een jaar niemand meer is die handmatig dag-staten invult. Dan is iedereen eraan gewend. Het scheelt denk ik ook enorm dat wij echt de moeite nemen om chauffeurs een goede instructie te geven over hoe het werkt, wat we doen en waar we op sturen. Die tijd die we hierin investeren neemt twijfel en angst weg bij chauffeurs en daarmee ook eventuele weerstand. Uiteindelijk is het ook beter en in het belang van de chauffeurs”.

Verdere plannen?

“Uiteindelijk willen we ook ons kantoor en werkplaats personeel gebruik laten maken van de urenregistratiemodule. Dit speelt op wat langere termijn. We willen de werkuren rechtstreeks kunnen aanleveren bij onze boekhouder. Alles compleet en voor al ons personeel dus. Daarnaast willen we onze inkomende facturen verder digitaliseren. Dus het inlezen, boeken van de factureren en het autoriseren van de betalingen. Nu worden de digitaal ontvangen facturen afgedrukt, behandeld en ingeboekt in een map. Dat kan beter en sneller. We zullen het bij Grolleman vooral moeten hebben van het verder optimaliseren van processen om ze efficiënter te maken, zowel intern als extern. Daar zit onze groei” sluit Huub af.